Hantering av personuppgifter – med integritet i fokus

Gavlefastigheter värnar om din integritet. Vi vill att du som medarbetare, leverantör eller kund ska kunna känna dig trygg när du uppger dina personuppgifter till oss.
För att säkerställa det har vi tagit fram en personuppgiftspolicy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter. Policyn är även godkänd av Gavlefastigheters styrelse.
Syftet med policyn är att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Rätt information för att ge dig bra service

Vi behandlar dina personuppgifter i första hand för att fullfölja våra åtaganden. Vår utgångspunkt är att endast behandla de personuppgifter som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller information, marknadskommunikation och uppföljning.

Du bestämmer. Du har rätt att neka att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan avsäga dig det.

Så här följer vi riktlinjerna

Dina personuppgifter skyddas av lagen

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och/eller lag. Personuppgifter som inte längre behövs för att fullgöra våra förpliktelser kommer att tas bort.
Här följer exempel på personuppgifter vi behandlar:

• Kontaktuppgifter, till exempel namn, telefonnummer, e-postadress
• Födelsedatum eller i vissa fall personnummer
• Användarnamn
• Fotografier
• Betalkortsnummer, kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
• Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
• Innehåll som du själv publicerar, så kallat användargenererat innehåll
• Debiteringsgrundande information såsom kontrakt, mätvärden och övrig service
• Information om din anläggning/bostad/lokal.
• Registreringsnummer vid parkeringsärenden
• Avtalsrelaterad information
• Övrig frivilligt lämnad information i fritextfält via kontaktformulär eller liknande.

Tillgång till dina personuppgifter

Vid behov kommer vi att inhämta ditt samtycke innan vi börjar att behandla dina personuppgifter. Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

• Vi samlar in dina personuppgifter på följande sätt:
• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
• Uppgifter som registreras då du väljer att följa oss eller kommentera på våra sociala medier.

Dina personuppgifter behandlas på ett betryggande sätt

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
I fråga om känsliga personuppgifter har vi skapat särskilda behörighetskontroller som gör att endast ett begränsat antal medarbetare har tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär ett högre skydd för dig och dina rättigheter.
Våra IT-system har din integritet i fokus och skyddar mot intrång, förstöring samt andra händelser som kan innebära en risk för din integritet. Vi lyder under Gävle kommunskoncerns gemensamma riktlinjer för IT- och informationssäkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt.
Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy. Vi lämnar heller aldrig ut dina personuppgifter till tredje land utanför EU/ESS.

När vi lämnar ut dina personuppgifter

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi speciella avtal såsom personuppgiftsbiträdesavtal och/eller sekretessavtal, som säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Vårt ansvar

Gavlefastigheter Gävle kommun AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att bolaget är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Dataskyddsombud säkerställer din integritet

Dataskyddsombudet är utsedd att tillvarata dina rättigheter och din integritet och följer upp så att dina personuppgifter blir behandlade korrekt.

Rättelse och insyn

Gavlefastigheter strävar efter att all den information som vi behandlar ska vara korrekt. Detta gäller givetvis även de personuppgifter vi samlar in. För den händelse någon uppgift visar sig felaktig sker rättelse. Du har givetvis rätt att ta del av de uppgifter som vi registrerat om dig. Om du vill ta del av dessa uppgifter eller har andra frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter ber vi dig kontakta vår kundservice.

Ett klagomål är bara starten på en förbättring

Om du har några frågor gällande denna personuppgiftspolicy eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud. Du når dataskyddsombudet via mejl dataskyddsombud@gavle.se eller telefon genom att ringa Gävle kommun 026-17 80 00.