Fakturor till oss

Du som använder dig av kommunikation via PEPPOL infrastruktur/PEPPOL-nätverket, anger PEPPOL-ID* vid fakturering.

Du som skickar SVE-faktura, det vill säga anger organisationsnummer vid fakturering; för att din faktura ska gå att läsas in hos oss behöver du skriva in i orderraden vad vi har köpt från dig. Det gör du i tagg som inte får lämnas tom.

• Företagsnamn (köpare och leverantör)
• Organisationsnummer (köpare och leverantör)
• FE-nummer, placeras i adressfältet under bolagsnamnet. FE-numret består av FE följt av mottagarens organisationsnummer.
• Adress och postadress
• Ordernummer, om beställningen kommer från ärendehanteringssystem
• Referensnummer, anger beställaren vid beställningstillfället
• Namn – för- och efternamn för hen som har beställt tjänsten/varan
• Kontaktuppgifter till säljaren, e-post och telefonnummer
• Betaluppgifter. Om du har svenskt organisationsnummer ange plus- eller bankgiro. Om du har utländskt organisationsnummer ange IBAN och BIC
• Belopp inklusive och exklusive moms

När beställning skickas från Gavlefastigheters arbetsordersystem, ska fakturan utöver ovanstående innehålla:

• Beställningsnummer/Arbetsordernummer
• Objektsnummer (fastighet) och namn på objektet
• Projektnummer om det är aktuellt

Beställningar som tillhör projekt, när fakturering görs ska fakturan utöver ovanstående innehålla:

• Projektnummer och projektnamn. Det vill säga vid ny-, till- eller ombyggnation eller annat projekt. Projektnummer består av sex siffror.

När beställningen inte tillhör våra objekt (fastighet) eller projekt ska fakturan märkas med följande, utöver ovanstående grundkrav:

• Kostnadsställe/ansvarsnummer bestående av sex siffror med 81xxxx

• Kostnader som avser inhyrda lokaler, här är minimikrav objektnummer och namn på objektet.
• Enligt överenskommelse vid uppsättning av automatisk inläsning.

* Avtalsnummer skrivs i fältet contract reference.

Det är viktigt att det finns en referens på fakturan för att den ska hitta rätt mottagare i vårt ekonomisystem. Referensen består vanligtvis av tre bokstäver och tre siffror.

Referensnummer anges i referensfältet på e-fakturan, det vill säga i tagg <RequisitionistDocumentReference>

Kontakta beställaren om referens saknas.

Du loggar in på https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine.

1. Klicka på ”New User”.
2. Välj ”Supplier Web Application” och klicka på ”Register here”.
3. Klicka på ”Invoice Receiver Information” och därefter ”Invoice receiver identifier” där du skriver in fakturamottagarens företagsnamn.
4. Under ”Invoice Sender Information” gör du följande steg:
   1. Klicka på ”Invoice sender identifier” och fyll i organisationsnummer på ditt företag.
   2. Klicka därefter på ”Scheme-id for sender identifier” och ”9955 Swedish-id for sender Company” där du skriver in ditt bolagsnamn, adress, postnummer, stad samt land.
   3. Under ”Contact person” fyller du i för- och efternamn, e-postadress (dit inloggningsuppgifterna ska skickas till) samt telefonnummer.
   4. Därefter klickar du på ”Legal note” och bockar i ”I agree to the terms and conditions mentioned in the legal notice” och sedan på ”Submit”.

Du får inloggningsuppgifter skickat till den e-postadress som du har angett, vilket kan ta 1-2 dagar efter att TietoEvry AB har verifierat uppgifterna. Beskrivningar om hur du skapar en faktura hittar du i tjänsten när du är inloggad på ditt konto.

Logga in

1. Gå in på följande länk: https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine
2. Välj ”Login”
3. Ange de användarnamn och lösenord du tidigare fått från TietoEvry.
4. Språk – här kan du välja det språk du vill att tjänsten ska ha. Svenska, finska eller engelska.
5. Tryck sedan på ”Login”.

För att skapa en faktura i portalen krävs en egen fakturaprofil. Denna profil skapas vid första faktureringstillfället. När din profil är skapad finns den kvar i systemet för senare faktureringstillfälle. Profilen innehåller uppgifter om ditt företag, kontouppgifter och momsinformation.

För dig som leverantör går det att ha max två olika profiler vid behov.

För att skapa en fakturaprofil:

1. Klicka på fliken fakturaprofil – skapa ny fakturaprofil.

Fyll i följande steg:

• Profilnamn – Ange valfritt namn på din profil.
• Bolagsnamn – Namnet på ditt bolag alternativt koncernnamn för hämtning av info.
• E-adress – Info hämtas från ditt konto, organisationsnummer exempelvis.
• Organisationsnummer – Företagets organisationsnummer. Info hämtas från ditt konto.
• Företagsnamn – Valfritt (namnet på ditt företag)
• Gatuadress – Företagets adress
• Postnummer – Företagets postnummer
• Stad – Staden företaget verkar i.
• Land – Välj Sweden.
• Valuta – Välj SEK.

2. Kontouppgifter

För kontonummer:

• Välj typ – IBAN eller BBAN
• BICkod – Ange din banks BIC-kod (den hittar du i din internetbank eller på hemsidan)
• Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
• Kontonummer – Ange clearing nummer och kontonummer eller BG/PG

För bank- eller plusgiro:

• Välj typ – Bank- eller plusgiro
• BICkod – Fylls i per automatik
• Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
• Kontonummer – Ange ditt bank- eller plusgiro (för både och: välj lägg till för att skapa en till rad.)

3. Momsregistreringsinformation
4. Moms måste anges – Klicka i JA (om du ej är momspliktig – välj NEJ)
5. Momsnummer – Ange ditt företags momsregistreringsnummer.
6. Gå till ”Mina inställningar” och fyll i följande steg
7. Kontaktperson – Ange den kontaktperson som kund kan kontakta vid behov.
8. E-post – Ange företagets e-postadress
9. Telefonnummer– Ange företagets telefonnummer
10. Företagets hemsida – Valfritt
11. Klicka på spara

1. Flik 1 – Utställar- och mottagarinformation – Fakturautställarinformation

Fyll i följande steg:

• Fakturaprofil – Välj den fakturaprofil du tidigare skapat. Din information kommer automatiskt fyllas i.
• Välj publika mottagare under mottagare. (Det går även att fylla i manuellt om listan inte skulle fungera)
• Bolagsnamn – Skriv Gavlefastigheter och sök.
  – Om mottagare inte finns med i listan välj ”nästa” längst ner så kommer fler mottagare fram.
• Välj mottagare Gavlefastigheter Gävle kommun AB.
  – När mottagare valts slussas du tillbaka till mottagarinformation där mottagarnamn, e-post och operatör fylls i automatiskt.

Följande fält ska vara ifyllda:

• Mottagarnamn – Gavlefastigheter Gävle kommun AB
• E-adress – 5560099581
• E-adress schema ID– ISO-6523
• E-adress schema ID kod – 0007 organisationsnummer
• Operatör – Tieto (mottagaren VAN-leverantör)
• Kontaktperson (Valfritt, exempelvis namn på beställaren)
• Språkkod – Ange SE för svenska
• Gatuadress – BOX 954 (mottagarens adress)
• Postnummer – 801 33 (mottagarens postnummer)
• Stad – Gävle (mottagarens stad)
• Land – Välj Sverige
• Momsregistreringsnummer – skriv in SE556009958101
• Kryssa i rutan ”Spara mottagarinformation i min lista”

2. Flik 2 – Fakturadetaljer

Fyll i följande steg:

• Fakturanummer – Ange ditt företags fakturanummer.
• Datum för utfärdande – Ange fakturadatum (dagens datum)
• Förfallodatum – Ange förfallodatum då fakturan ska betalas. (30 dagar framåt)
• Fakturavaluta – Välj SEK
• Bokföringsvaluta – Välj SEK
• Fakturatyp – Välj debet eller kredit beroende på vilken typ av faktura som du vill ställa ut.
• Betalningsvillkor – Ange 30 dagar.
• Fritext – Här skriver du in eventuell specifik information som beställaren gett dig. Det kan vara en text eller en bokföringskod etc.
• Betalningsreferens – Här fyller du i ev. OCR nr eller annan betalningsreferens.
• Fakturamottagare – Eventuellt namn som du har fått av beställaren.

Tryck dig vidare på fliken ”referensinformation” längst ner på sidan och fyll i följande fält:

• Köparens referens – Ange den referens som du har fått från beställaren. Gå vidare upp på sidan och tryck ”nästa”.

3. Flik 3 – FakturaraderSkriv in de artiklar som fakturan avser med respektive momssats. Man kan lägga till fler fakturarader samt lägga till ytterligare detaljer per rad.

Fyll i följande steg:

• Artikelnamn – Ange produktnamn på varan/tjänsten.
• Antal – Ange antalet produkter på denna vara-/tjänst.
• Enhet – Ange ”st” exempelvis.
• Bruttopris per enhet – Ange styckepris på varan/tjänsten inklusive skatt.
• Momskategori – Ange S Standard. Är du momsbefriad ange E-Exempt from tax. För dig som fakturerar med omvänd byggmoms ange AE VAT Reverse charge.
• Moms % – Ange moms. Vanligast är 25%. Är du momsbefriad så är detta för ifyllt när du valt momskategori E-Exempt fr.
• Kontrollera att beloppen stämmer om de inte gör det klicka på ”Räkna om”.
• När du är klar klicka på nästa.

4. Flik 4 – Bilagor
5. Tryck på Bläddra, markera filen i din dator och lägg till
6. Ange vilken typ av bilaga – Fakturabild eller Bilaga
7. Beskrivning – Valfritt
8. När du är klar klicka på nästa.
9. Flik 5 – Förhandsgranska faktura och skicka
10. Granska faktura och tryck sedan på skicka
11. Bekräftelse på att fakturan skickats
12. Slussas tillbaka till startsidan.

Om du redan har skickat en faktura via systemet har du möjlighet att kopiera och återanvända. Många fält blir då automatiskt ifyllda.

• Gå in på fliken kundfakturor och klicka på kopiera.
• Gå in på alla fyra flikar och ändra så att uppgifterna stämmer överens med den nya fakturans innehåll. Exempelvis fakturanummer, datum, varor och tjänster, bilagor med mera.
• Förhandsgranska under flik 5 innan du trycker på skicka.

Om du vill göra en kreditfaktura på en redan skickad faktura kan du kopiera debetfakturan.

• Gå in på fliken kundfakturor och skickade fakturor.
• Leta upp berörd debetfaktura och klicka på kopiera.
• Under flik 2 (fakturadetaljer) ändrar du till fakturatyp kredit.
• Klicka dig till flik 5 och förhandsgranska fakturan innan du trycker på skicka.

Du kan också skapa en ny kreditfaktura. Se skapa kundfaktura.